Part Requisition Procedures

Figure 1. Work Flow Part Requisition Procedures

Gambar diatas merupakan diagram kerja dari Part Requisition Procedures. Pola kerja dari diagram diatas adalah sebagai berikut :

  • User dalam hal ini asal muasal Part Requisition berasal ada 2, yaitu dari Field Engineer dan dari PPC atau Technical Services. Seorang Field Engineer membuat part request didasarkan pada pengerjaan perawatan pesawat dalam On Condition dan atau kekurangan part pada Schedule Maintenance. Ketika meminta sebuah spareparts, Seorang Storeman harus melihat historical dari parts tersebut, apakah pernah terecord di sistem atau pernah ada pergantian ? Apabila belum pernah terecord di sistem, part yang di request harus diinfokan secara detail. Informasi yang diperlukan antara lain :
    • Part Number
    • Description
    • Manual / IPC reference
    • Quantity
    • Tanggal dibutuhkan
    • Reason of Part Request, Schedule maintenance or Defect
    • Manufacture dan Model number jika ada
  • Setelah Storeman menerima part request dengan jelas dari user, Storeman mengecheck availability dari part tersebut distorenya, apabila part tersebut terdapat di store tersebut, Storeman kemudian menerbitkan daily issued dan melakukan issued di distemnya. Setelah di issued, stock level di store tersebut akan terlihat, apakah sudah mencapai Minimum Stock Level atau belum. Dan Apabila sparepart tersebut sudah mencapai Minimum Stock Level atau part tersebut tidak ada di store, maka Storeman menerbitkan Part Request untuk diberikan ke Material Planner.
  • Setelah Material Planner menerima Part Request dari remote base, Material Planner mereview part request tersebut, apabila part tersebut belum pernah ada sebelumnya dan masih diragukan dan diperlukan pertimbangan teknis atau pertimbangan untuk menambah inventory, Part request tersebut diserahkan ke Technical Services / Engineering / Logistic Manager untuk direview dan diberikan approval. Dan apabila part tersebut sudah ada di system, Material Planner mengecheck availability dari semua store, dan melihat efektifitas dan efisiensi dari pengadaan spareparts tersebut. Faktor yang diperhatikan antara lain yaitu :
    • Waktu ketersediaan sparepart tersebut, reorder dari supplier atau transfer antar remote base.
    • Quantity yang diperlukan untuk diorder atau di transfer.

    Apabila diperlukan order dari supplier, maka Material Planner harus membuat Part Request lagi untuk difollow up oleh Procurement. Dalam pembuatan part request, Material Planner harus memperhatikan beberapa factor berikut :

    • Alternate part number jika ada
    • Quantity yang di order tergantung dari jumlah pesawat yang menggunakan part tersebut dan jumlah yang digunakan pada masing-masing pesawat
    • Frekuensi dari penggunaan part tersebut
  • Setelah menerima Part Request dari Material Planner, Procurement mencari supplier yang bisa memberikan penawaran untuk part yang diminta dan memilihnya yang paling cepat, murah dan berkualitas. Kemudian Procurement menerbitkan Purchase Order atau Exchange Oder atau Repair Order atau Loan Order kepada supplier yang terpilih dengan approval dari Logistic Manager. Procurement juga mengatur pembayaran ke supplier dan menyelesaikan invoicenya dengan finance division. Procurement menentukan dan memberikan shipping instruction yang terbaik untuk order tersebut dan juga memonitor shipment tersebut sampai diterima dengan baik oleh receiving inspector.
  • Setelah barang diterima, Receiving inspector mengecheck fisik dan document sparepart tersebut, apabila part tersebut direject oleh receiving, Part tersebut kemudian di follow up kembali oleh procurement untuk diterbitkan warranty issue ke supplier. Dan untuk part yang telah diterima, Material Planner memberikan instruksi untuk pengalokasian sparepart tersebut ke remote base.

 

[Bersambung…..]

Aircraft Operator Supply Chain Logistic, Track and Trace using Integrated Aviation Software (IAS)

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s